Sistema de Registro para Eventos (Pass ID)

Objetivo:

El objetivo de este proyecto es desarrollar un sistema de registro en línea para eventos que optimice la tasa de conversión de los participantes, garantizando un proceso de registro seguro, eficiente y automatizado. El sistema debe permitir que los usuarios se registren de manera rápida mediante la verificación de datos, autenticación de dos factores, y un sistema de autenticación adicional mediante el escaneo de códigos QR para la entrada al evento. Además, el sistema incluirá un mecanismo de recompensas y encuestas durante el registro para incentivar la participación y mejorar la calidad de los eventos.

Justificación:

La necesidad de un sistema de registro eficiente y seguro para eventos ha crecido considerablemente debido a la alta demanda de eventos en línea y presenciales. Los procesos manuales o desorganizados generan demoras, errores y frustración tanto para los organizadores como para los asistentes. Este sistema, mediante verificación automatizada, autenticación segura y el uso de tecnologías avanzadas como OCR y QR, busca optimizar el proceso de registro, reducir la tasa de cancelaciones de último momento, y ofrecer una experiencia de usuario más satisfactoria y personalizada. Además, el uso de encuestas e incentivos permite a los organizadores obtener retroalimentación valiosa y aumentar la calidad del público asistente.

Requerimientos Funcionales:

1. Registro en línea:

   • Los usuarios deben proporcionar información básica (nombre, correo electrónico, teléfono, etc.) al registrarse en la plataforma.
   • Los usuarios deben subir una copia digital de su documento de identificación oficial (con tecnología OCR para validar la información).
   • El sistema debe enviar un código para autenticación de dos factores (2FA) a través de correo electrónico o mensaje de texto.
   • El sistema debe comparar los datos ingresados con los extraídos del documento de identidad mediante OCR.

2. Generación de código de confirmación (QR):

   • Tras la validación, el sistema generará un código QR único que se enviará al teléfono del usuario como pase de entrada al evento.
   • El código QR debe ser escaneado en el evento para validar la asistencia.

3. Puntos o recompensas:

   • El sistema debe permitir la acumulación de puntos por la asistencia a los eventos.
   • Los puntos podrán ser canjeados por descuentos, regalos o acceso a eventos futuros.

4. Encuestas durante el registro:

   • Durante el proceso de registro, el sistema debe incorporar encuestas para evaluar el interés y conocimiento de los participantes sobre el evento.
   • Las respuestas deben ser analizadas para seleccionar a los participantes más adecuados y generar un ambiente de anticipación.

5. Verificación de entrada al evento:

   • Los puntos de control en el evento deben permitir la validación automática mediante escaneo de código QR.
   • El sistema debe permitir la verificación manual por parte del personal en caso de problemas con la lectura del código QR.

6. Encuestas post-evento:

   • El sistema debe enviar encuestas de retroalimentación a los asistentes para obtener opiniones sobre la experiencia del evento.
   • Las encuestas deben recoger datos sobre la satisfacción de los asistentes y sugerencias de mejora.

7. Generación de reportes:

   • El sistema debe generar reportes con datos demográficos sobre la asistencia y la satisfacción del evento, que puedan ser utilizados para mejorar futuros eventos.

Requerimientos No Funcionales:

1. Seguridad:

   • El sistema debe cumplir con las normativas y leyes de protección de datos personales (como el GDPR o leyes locales de protección de datos).
   • La información personal debe ser manejada de manera segura, cifrada tanto en reposo como en tránsito.
   • El proceso de autenticación debe ser robusto, asegurando que la verificación 2FA sea obligatoria y confiable.

2. Rendimiento:

   • El sistema debe ser capaz de manejar un gran número de usuarios simultáneamente durante el registro y acceso al evento, sin comprometer el tiempo de respuesta.
   • Los tiempos de carga de la plataforma y de verificación del documento de identificación deben ser mínimos.

3. Escalabilidad:

   • El sistema debe ser capaz de escalar fácilmente para manejar diferentes cantidades de usuarios dependiendo del tamaño del evento, ya sea pequeño o masivo.

4. Accesibilidad:

   • El sistema debe ser accesible desde diferentes dispositivos (PCs, tablets, teléfonos móviles) y debe ser compatible con todos los navegadores web modernos.
   • La plataforma debe ser fácil de usar, con interfaces claras y amigables.

5. Interoperabilidad:

   • El sistema debe ser compatible con plataformas de comunicación externa como SMS, correo electrónico y servicios de mensajería instantánea para enviar el código de 2FA y el código QR.

6. Fiabilidad:

   • El sistema debe ser confiable, con mínimo tiempo de inactividad, y permitir una recuperación rápida en caso de fallos.

7. Cumplimiento con regulaciones:

   • El sistema debe cumplir con las leyes y regulaciones locales e internacionales en cuanto a la protección de datos y la privacidad de los usuarios.

Reglas del Negocio:

1. Verificación de Identidad:

   • La verificación de identidad mediante la subida del documento debe ser obligatoria para todos los usuarios registrados en el evento.
   • El sistema no permitirá que los usuarios participen sin pasar la verificación de 2FA y la validación del documento de identidad.

2. Autenticación de Dos Factores (2FA):

   • Los códigos 2FA enviados por correo electrónico o SMS son válidos solo por un tiempo limitado (por ejemplo, 10 minutos). Si el código no es ingresado dentro de ese tiempo, el proceso de registro deberá ser reiniciado.

3. Acceso a Eventos:

   • Los códigos QR enviados para el acceso al evento serán únicos y estarán asociados a un solo usuario. No podrán ser transferidos ni reutilizados.
   • En caso de que el código QR no se pueda leer por el escáner, el personal autorizado deberá verificar manualmente los datos del asistente con los documentos proporcionados.

4. Encuestas y Selección de Participantes:

   • Los participantes deberán responder las preguntas de las encuestas durante el registro para ser considerados para la selección del evento. Las respuestas incorrectas o incompletas pueden descalificar al usuario de asistir al evento.

5. Política de Puntos:

   • Los puntos se otorgarán solo a los asistentes que se hayan registrado y hayan pasado por el control de entrada en el evento. Si el asistente no llega al evento o cancela, no se le otorgarán puntos.

6. Protección de Datos:

   • Los datos personales de los usuarios serán procesados y almacenados de acuerdo con las leyes de protección de datos. Los usuarios deben dar su consentimiento explícito para la recolección y procesamiento de sus datos personales.

7. Acceso a Encuestas Post-Evento:

   • Solo los usuarios que hayan asistido al evento podrán recibir las encuestas de retroalimentación y se les pedirá que completen una evaluación para mejorar futuros eventos.

8. Automatización de Procesos:

   • El sistema debe ser capaz de automatizar tareas repetitivas como el envío de correos electrónicos de confirmación, la generación de códigos QR, y la creación de informes, lo que aliviará la carga de trabajo de los organizadores.

9. Datos Demográficos y Análisis:

   • El sistema debe ser capaz de almacenar y analizar datos sobre los participantes, como su ubicación, edad, intereses y respuestas a encuestas, para generar informes detallados que ayuden a los organizadores a comprender mejor a su audiencia.

10. Gestión de Cancelaciones:

    • El sistema debe manejar correctamente las cancelaciones de registro, permitiendo a los usuarios cancelar su asistencia o cambiar su inscripción, y ajustando automáticamente el número de asistentes y las capacidades de los eventos.

Características Adicionales:

Eventos que se Podrían Gestionar:

1. Categoría del Evento:

   • El sistema puede permitir categorizar los eventos según su tipo: conferencias, talleres, festivales, competiciones, seminarios, etc. Esto permitiría un mejor filtrado y organización de los eventos según el interés de los usuarios.

2. Capacidad del Evento:

   • Un atributo clave que podría gestionarse es la capacidad máxima de asistencia al evento, permitiendo controlar el número de inscripciones permitidas y gestionando listas de espera una vez que se alcance la capacidad máxima.

3. Fechas y Horarios de los Eventos:

   • Aunque en el proyecto se menciona que se enviarán códigos de confirmación con los detalles del evento, el sistema podría manejar múltiples fechas y horarios si un evento tiene sesiones o actividades divididas en diferentes días u horas.

4. Ubicación Física y Virtual:

   • Si el evento es presencial, se pueden gestionar las ubicaciones, como auditorios, salas de conferencias, o espacios al aire libre. Si el evento es virtual, podrían incluirse enlaces a plataformas de transmisión, enlaces a salas de reuniones virtuales, o direcciones de acceso específicas.

5. Precios y Tarifas de Inscripción:

   • Los eventos podrían tener diferentes tipos de tarifas, descuentos o promociones. El sistema debería gestionar el pago de inscripciones, ofrecer descuentos por pronto pago o promociones especiales (por ejemplo, entradas para estudiantes).

6. Certificados y Reconocimientos:

   • El sistema podría generar certificados de asistencia o participación para los asistentes, los cuales podrían ser enviados automáticamente después del evento. Además, podría gestionar premios o reconocimientos, como menciones especiales a los mejores participantes.

7. Encuestas Pre-Evento (Opcionales):

   • Aparte de las encuestas que se mencionan en la descripción, el sistema podría permitir a los organizadores recopilar información relevante de los asistentes antes del evento, como sus expectativas, áreas de interés o conocimientos previos, para personalizar mejor el evento.

8. Material Adicional:

   • El sistema podría ofrecer una sección donde los asistentes puedan acceder a materiales relacionados con el evento, como presentaciones, documentos, videos grabados, etc.

9. Confirmación de Asistencia:

   • En caso de que un asistente se registre pero no asista, el sistema podría realizar un seguimiento automático para verificar si realmente asistió al evento, proporcionando estadísticas sobre la tasa de asistencia.

Accesibilidad:

1. Declaración de Necesidades de Accesibilidad por los Asistentes: Durante el proceso de registro, los asistentes podrán indicar si tienen alguna necesidad especial de accesibilidad para participar en el evento. Esto puede incluir, pero no se limita a:

   • Necesidad de servicios de interpretación en lengua de señas.
   • Requerimientos de sillas de ruedas o accesos para personas con movilidad reducida.
   • Necesidad de subtítulos para conferencias o presentaciones.
   • Requerimientos de material adaptado (por ejemplo, materiales en braille, impresos en letras grandes o en formato digital accesible).
   • Necesidad de acompañante o asistente personal.

   Para facilitar este proceso, el sistema incluirá una sección en el formulario de registro donde los asistentes podrán seleccionar o especificar sus necesidades de accesibilidad. El sistema podría ofrecer un listado de opciones para simplificar el proceso y garantizar que se cubran todos los posibles requisitos.

2. Restricciones de Accesibilidad para los Eventos: Los organizadores del evento podrán establecer restricciones de accesibilidad según las capacidades del lugar del evento y los servicios que se puedan proporcionar. Esto podría incluir:

   • Número limitado de recursos de accesibilidad: Como un número máximo de sillas de ruedas disponibles, o la capacidad limitada para proveer servicios de interpretación en lengua de señas.
   • Restricciones para el tipo de eventos accesibles: Algunos eventos pueden estar destinados a ciertos grupos de personas con necesidades específicas (por ejemplo, eventos exclusivos para personas con discapacidad visual o auditiva).
   • Capacidad del evento: El sistema podría permitir a los organizadores limitar la cantidad de asistentes que requieren ciertas condiciones de accesibilidad, como para asegurarse de que haya suficiente personal o recursos disponibles.

   Estas restricciones podrían ser configuradas a través del panel de administración del evento, permitiendo que los organizadores decidan cuántos asistentes con necesidades de accesibilidad pueden registrarse, y qué tipo de servicios específicos están disponibles.

3. Procesamiento y Validación de Solicitudes de Accesibilidad: El sistema también debe garantizar que las solicitudes de accesibilidad sean procesadas de manera eficiente. Al momento de la inscripción:

   • Si un asistente indica que tiene necesidades de accesibilidad, el sistema debería generar una alerta o un aviso para los organizadores, que incluiría la información de las necesidades específicas (como requerimientos de silla de ruedas, interpretación de señas, etc.).
   • Además, se puede incluir un campo de verificación donde el organizador pueda confirmar que las condiciones de accesibilidad necesarias están disponibles y aprobadas para ese asistente.
   • Si el evento tiene restricciones o capacidades limitadas, el sistema debe mostrar un mensaje informando a los asistentes si no es posible cumplir con sus necesidades de accesibilidad y, si es necesario, proporcionar opciones alternativas o eventos similares.

4. Información y Detalles sobre Accesibilidad en el Evento:

   • Durante el proceso de registro, los asistentes deben recibir información clara y detallada sobre las facilidades de accesibilidad disponibles en el evento. Esto incluiría:
     • Accesos: Información sobre rampas, ascensores o accesos especiales para personas con movilidad reducida.
     • Servicios de apoyo: Como personal de asistencia, intérpretes de lengua de señas, o guías de orientación.
     • Detalles sobre la disponibilidad de sillas de ruedas, baños accesibles, etc.

   Esta información puede presentarse de manera destacada en el proceso de registro y en la página de confirmación, asegurando que los asistentes estén bien informados antes del evento.

Conclusión:

El Sistema de Registro para Eventos (Pass ID) proporciona una solución integral para el registro, autenticación y control de asistencia en eventos, mejorando la experiencia del usuario mediante el uso de tecnología avanzada, como el OCR y los códigos QR. Además, la implementación de incentivos y encuestas fomenta una mayor participación y satisfacción de los asistentes.